Como evitar perda de produtividade em escritórios de advocacia

Como evitar perda de produtividade em escritórios de advocacia

A tecnologia pode ser aliada ou inimiga da sua empresa, tudo depende do posicionamento que você assumir

A transformação digital do universo jurídico coloca um arsenal de soluções à disposição dos profissionais da área. Ao modernizarem processos e rotinas em defasagem, os escritórios de advocacia deveriam observar um disparo no próprio rendimento. Mesmo assim, você tem a impressão de que ocorre perda de produtividade em meio a tanta tecnologia.

Isso acontece quando não há o gerenciamento adequado da infraestrutura tecnológica.

Aqueles equipamentos com potencial de otimizar o tempo, na realidade, acabam se tornando mais um empecilho para o cotidiano atarefado dos advogados. Dificuldades técnicas das mais variadas, desde indisponibilidades sistêmicas até o sumiço de dados sensíveis, ocupam algumas horas da semana.

Caso o seu negócio deseje evitar tais situações a fim de assumir um posicionamento estratégico diante do cenário em questão, continue lendo. Revelaremos os principais erros que vêm prejudicando o rendimento das equipes de forma silenciosa, além de lhe mostrar como solucioná-los.

Descubra se há perda de produtividade no seu escritório

Para se manter competitivo no mercado atual, o seu escritório precisa fazer da tecnologia uma aliada. Agilidade, transparência e organização são alguns dos benefícios oferecidos pela digitalização à prestação de serviços jurídicos.

O público dará preferência, sem dúvida, ao advogado que proporciona uma experiência informatizada.

Empresas que negligenciam a operação da sua rede corporativa, por outro lado, tendem a se deparar com os seguintes transtornos: descumprimento de prazos, insatisfação dos clientes, gastos extras e consequente redução de lucros. Afinal, os computadores consistem em nossa principal ferramenta de trabalho e impactam diretamente sobre a produtividade das empresas.

Sim, entendemos que você vive sobrecarregado de demandas e não se considera especialista em TI. Mas prestar atenção aos tópicos abaixo poupará inúmeras dores de cabeça no futuro.

Distrações durante o expediente

Provavelmente, o seu escritório utiliza redes sociais como meio de comunicação. Clientes entram em contato não somente por e-mail ou telefone, como também via Whastapp, Facebook, Instagram e Linkedin. Não estamos discutindo a importância de estar ou não disponível nos canais citados. Fato é que notificações chegam de todos os cantos e podem, sim, relacionar-se ao trabalho.

O problema surge no momento em que os mesmos utilitários viram uma distração. Se você foi responder uma solicitação urgente que caiu na caixa de entrada e acabou preso na espiral do feed de notícias, sabe do que estou falando. Isso vai acontecer, de maneira invariável, do sócio ao estagiário. O objetivo desses sites é justamente mantê-lo engajado.

Aqui vai, portanto, a nossa primeira recomendação: mensure quantas horas os colaboradores gastam em cada site e programa. Por vezes, o indivíduo nem percebe que está extrapolando no entretenimento e precisa somente ser reeducado em relação ao uso dos computadores.

A medida de fiscalização renderá importantes indicadores de produtividade, revelando possíveis desvios de foco durante o expediente. Lembre-se de que um colaborador ocioso custa muito caro para a empresa.

Baixo desempenho dos computadores

Ainda que uma equipe se mostre 100% comprometida, ela pode vivenciar perda de produtividade por culpa dos computadores.

O baixo desempenho das máquinas interfere na velocidade com que o funcionário executará suas responsabilidades. Desprovido da infraestrutura adequada, esse profissional enfrentará dificuldades na realização das tarefas mais simples.

Procure descobrir se as configurações de memória RAM, disco rígido e processador atendem às demandas do usuário. Cedo ou tarde, uma estação de trabalho que opera sempre acima da sua capacidade terminará danificada. Imagine precisar formatar o computador em meio ao fechamento de um processo!

Qual é a maior despesa: comprar novos componentes ou abortar uma entrega importante em função de equipamentos ineficientes?

De repente, a aquisição de recursos nem será necessária. Com manutenções preventivas, você consegue identificar possíveis falhas antes que elas aconteçam e aumentar a vida útil do hardware. Talvez simples remanejamentos internos facilitem a vida daquele colaborador que precisa de um PC mais potente. Em suma, você evita o desperdício de tempo e dinheiro.

Extravio ou vazamento de informações

Você tem tomado o devido cuidado com o capital intelectual do seu escritório?

Poucos assuntos são tão discutidos atualmente quanto a proteção aos dados. Estamos guardando informações sensíveis e sigilosas no ambiente digital e, como consequência, ficamos vulneráveis a diferentes tipos de ameaças. Certamente, a segurança cibernética deve ser uma prioridade para o setor.

No entanto, o extravio ou vazamento de documentações é recorrente por brechas em pontos-chave das redes corporativas. Esses acontecimentos podem gerar desvantagem perante a concorrência, prejudicar a reputação da empresa e inclusive render ações judiciais. Mais que perder produtividade na tentativa de encontrar ou recuperar os dados, você perde confiabilidade.

É fundamental monitorar todos os arquivos que são impressos ou copiados para pendrives e sistemas de armazenamento em nuvem, por exemplo. Dê acesso somente para quem precisa. Ademais, preocupe-se em manter bloqueados sites maliciosos que podem infectar os computadores e criar uma política interna de segurança da informação.

A sua empresa deve estar protegida tanto do funcionário mal intencionado, quanto da navegação de internet imprudente.

Dicas rápidas para evitar a perda de produtividade

Nesta altura, você já identificou se há perda de produtividade ou não. É claro que a rentabilidade do seu escritório é influenciada por uma série de fatores. Da perspectiva tecnológica, porém, acabamos de apresentar os maiores vilões existentes. Resumindo, as melhores atitudes se pode tomar para fugir deles são:

  • Fiscalizar o uso dos equipamentos – É um direito e dever do empregador saber como os funcionários estão utilizando os equipamentos corporativos.
  • Verificar a necessidade de upgrades – Tomar as melhores decisões em relação à infraestrutura tecnológica exige o acompanhamento constante do seu desempenho.
  • Blindar-se contra ameaças – Bloqueie o que é considerado indevido pela empresa, controle acessos e instrua sobre as melhores práticas segurança.

Por fim, não deixe de estudar técnicas de gestão do tempo desenvolvidas por especialistas. A autodisciplina é decisiva para o sucesso de qualquer estratégia de aumento de produtividade. Nós indicamos leituras sobre GTD e Pomodoro, dois métodos mundialmente reconhecidos.

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