Todo empreendedor sabe que deve ficar atento ao desperdício, alguns itens são facilmente detectados pela observação como uma sala vazia com todas as lâmpadas ligadas ou muitas folhas impressas no lixo.

Outros aspectos como produção desordenada, estoque sem controle e compras mal dimensionadas não escapam a uma análise gerencial. Mas há desperdícios escondidos no dia a dias das empresas.

Horas trabalhadas: Um recurso que se esgota, sem reposição, a cada minuto.

Não temos como gerenciar o tempo, ele é um fluxo constante, mas podemos gerenciar a maneira como o utilizamos. Hoje temos acesso a vários aplicativos de mensagens instantâneas, sites de pesquisa, redes sociais, vídeos, notícias, etc. A informação e o contato com clientes e prospects ficam mais ágeis e econômicos com estes recursos, porém há um aspecto importante a considerar: A facilidade que temos em nos distrair.

Redes sociais e mensageiros instantâneos são considerados “vampiros de tempo” por muitos empresários, que acabam não vendo outra solução senão bloquear completamente acessos durante o expediente.

Se a opção for liberar acesso sem nenhum controle, as perdas podem ser consideráveis.

Uma conta rápida:

Considerando apenas 30 minutos por funcionário por dia, em uma semana teremos 2h30min (30min x 5 dias).  Em um mês, 10 horas.

Considerando o valor/hora de R$ 10,00 teremos em um mês R$ 100,00 (R$ 10,00 x 10 horas):

Em 100 funcionários  teremos R$ 10.000,00/mês ou R$ 120.000,00 em um ano.

Há quem defenda que um ambiente de trabalho saudável não é robótico, sem pausas e sem estímulo criativo. Os exageros, desvios de foco e perda de tempo no entanto, são os argumentos dos que defendem o bloqueio total de sites, redes sociais e mensageiros.

Mas então, qual a solução ideal?

O primeiro passo é conversar com sua equipe, discutir e definir claramente as regras adotadas.

Alguns exemplos e política de uso praticadas:

• Bloqueio total a sites, redes sociais e navegação pessoal durante todo o horário de expediente.
• Liberação da navegação pessoal em horários pré definidos, por exemplo, no horário do almoço.
• Liberação total, somente para alguns setores que necessitam pesquisa constante, como Marketing/comunicação, TI, Vendas/Comercial.
• Liberação total ou para alguns setores sob monitoramento.

Após definida a política é importante comunicá-la de forma clara a todos os colaboradores da empresa, evitando desgastes.

Monitoramento x privacidade

Sempre que se fala em monitoramento o assunto invasão de privacidade vem à tona. Importante esclarecer aos colaboradores que, os equipamentos, emails e domínios são recursos da empresa, e que seu uso para fins particulares ou em desacordo com as regras pré definidas podem ser interpretadas como violações do contrato de trabalho.  Além disso, o tempo de trabalho de cada colaborador é um recurso valioso para a empresa, que paga por este tempo, regido pela legislação trabalhista. O monitoramento, portanto, é um direito do empregador, no sentido de proteger e gerir seus recursos.

Façamos uma analogia com o trânsito. Teoricamente poderíamos andar no sentido e na velocidade que bem entendêssemos, tendo total liberdade, impunidade e ausência de regras e controles. Seria o caos.

Recomendamos que além de comunicar de forma clara e ampla a política de acesso e monitoramento, seja feito documento descrevendo claramente as regras definidas e informando que o colaborador pode estar sendo monitorado. Este documento deve ser assinado por cada membro da equipe.

Monitoramento com o NetEye

O NetEye é o seu “guarda da esquina” de plantão 24 horas por dia, coibindo exageros e maximizando resultados para sua empresa. Veja como:

– Permite a visualização de uma ou de múltiplas telas;

– Envia mensagens e comandos às estações;

– Possibilita a interrupção de processos em execução;

– Acessos por usuário, estações ou setores;

– Permite gerenciar e avaliar o tempo de uso de cada software;

– Visão detalhada e instantânea da utilização de cada computador ligado em rede, permitindo fácil acesso à estatísticas que orientam gestores e colaboradores na realização de tarefas;

– Registra períodos de inatividade das estações;

– Captura fotos das telas das estações ao realizarem acessos indevidos e enviar alertas ao gestor;

– Fecha automaticamente programas ociosos e otimiza aquisições de licenças;

– Cria gráficos e históricos de utilização;

– Registra o uso de mensageiros instantâneos e de sites visitados;

– Analisa e gerencia o desempenho de cada usuário, por estação, setor e global.

Combustível, alimentação, hospedagem, tempo perdido no trânsito. Esta é a realidade da sua equipe de suporte?

Subiu a gasolina! o resto vem em cascata e sua planilha de custos vira planilha de sustos.

A boa notícia é que você pode reduzir ou até eliminar as despesas de deslocamento das suas equipes de suporte. Com o módulo Monitoramento do NetEye também é possível prestar suporte remotamente, através de acesso total às máquinas dos seus colaboradores.

Agilidade e economia, quem seria louco de recusar?

Aquisição de equipamentos e licenças de softwares, quanto isso representa nos seus custos?

Licenças não utilizadas, equipamentos sub ou super dimensionados e distribuídos aos usuários sem avaliação de necessidade podem representar grande desperdício.

E se você pudesse avaliar cada usuário, cada configuração de máquina através de gráficos de utilização e tomar decisões claras quanto a upgrades, remanejamentos e aquisições,  canalizando os investimentos para onde realmente são necessários? Difícil? Não com o NetEye, veja alguns recursos do módulo Inventário:

-Permite ao gestor inventariar, de forma automática e detalhada, toda base de hardware e software instalados na rede;

– Identifica todos os componentes de cada dispositivo conectado em rede;

– Registra e notifica quaisquer modificações de hardware ou de software realizada nas estações;

– Armazena o histórico de licenças de softwares adquiridas. Registra fornecedores, notas fiscais e chaves de ativação;

– Confronta licenças adquiridas de softwares com as que já estão instaladas;

– Obtém automaticamente chaves de ativação de produtos Microsoft.

Além disso, o módulo de Desempenho do NetEye examina em tempo real, como está a performance de cada estação, contribuindo significativamente para redução de custos de sua Empresa em um momento de incerteza.

– Identifica e alerta as necessidades de atualizações e remanejamentos dos equipamentos e componentes;

– Permite comparar o desempenho das estações;

– Realiza o mapeamento da utilização dos recursos do computador;

– Disponibiliza gráficos da utilização de memória e CPU dos computadores.

Patrimônio intelectual, sua garantia de sobrevivência ou seu derradeiro prejuízo pela incerteza.

Evitamos pensar que nossos arquivos e informações podem estar suscetíveis a cópias, mas a realidade em um mercado competitivo é que este é um risco real. Se você não sabe quando um arquivo está sendo copiado para um dispositivo USB, ou, se não tem o controle das páginas estão sendo impressas você corre grande risco.

Em tempos de crise e incertezas, temos que desenvolver métodos que tornem mais eficientes, seguras e econômicas as atividades e rotinas empresariais. Uma vez solidificadas, estas práticas podem ser fator de sobrevivência em tempos difíceis e diferencial competitivo nos períodos de economia aquecida.

Existem formas de coibir e minimizar radicalmente esta incerteza com o módulo Segurança do NetEye e proteger seu maior patrimônio:

– Inibe o vazamentos de informações, fraudes e violações;

– Permite definir políticas de segurança, como por exemplo, instalação/execução de programas e acessos indevidos;

– Gerencia documentos impressos, com nome dos arquivos, total de páginas por usuário, por setor, etc;

– Garante o bloqueio de acesso às páginas e a softwares não autorizados, ao painel de controle, entre outros;

– Registra os arquivos transferidos ou alterados em dispositivos USB;

– Bloqueia o acesso à dispositivos USB, por usuário, por setor ou para toda a empresa;

– Permite ao gestor escolher o recebimento de alertas, via e-mail, de tentativas de violação do sistema.

Fique atento! O mau uso do tempo e de recursos é um inimigo da lucratividade. Nós da NetEye, trabalhamos para desenvolver uma ferramenta que auxilie neste combate. Veja mais em nosso site. Nos siga nas redes sociais para estar sempre por dentro dos novos conteúdos.